Точное соблюдение процедуры созыва и проведения собрания участников ТОО помогает избежать последующих судебных споров и отмены принятых решений. Возрастающее число корпоративных споров заставляет понять, что собрание – это не формальность, а необходимый и сложный элемент культуры корпоративного управления в организации. Ведь по иску любого миноритарного участника может быть отменено любое решение собрания, принятое с самыми незначительными нарушениями.

Общее собрание участников – это высший орган управления товарищества с ограниченной ответственностью. Каждый орган юридического лица обладает своей компетенцией, которая отражена в законе и учредительных документах организации. В ТОО помимо общего собрания существуют другие органы - исполнительный (директор, правление),  наблюдательный (наблюдательный совет), контролирующий (ревизионная комиссия, ревизор). Важно знать и разграничивать компетенцию этих органов, а также учитывать, что ряд вопросов может быть решен только высшим органом управления - собранием участников.

Одним из важных этапов подготовки собрания участников ТОО является его созыв - то есть уведомление участников о времени и месте проведения собрания, а также о круге вопросов, которые будут рассмотрены.

В ряде случаев закон предписывает определенную периодичность проведения собраний участников ТОО. В других  случаях периодичность проведения собраний зависит от желания лиц, их созывающих. Выбор места и времени проведения собрания - немаловажный момент для его подготовки и созыва.

Определение перечня лиц, имеющих право на участие в общем собрании ТОО имеет важное значение для его правильного проведения. Невключение заинтересованных лиц в этот перечень либо, наоборот, включение лиц, которые не вправе участвовать в собрании, могут повлечь нарушение прав участников, неправильное определение кворума, принятие неправомерных решений и, в конечном итоге, недействительность собрания.

Участник ТОО может участвовать в общем собрании как лично, так и через представителя. При проведении собрания необходимо знать, кто может, а кто не может быть представителем, и какими документами подтверждаются полномочия представителя.

Вопросы представительства на собрании участников регулируются статьей 42 Закона Республики Казахстан "О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью".

Участник товарищества сам принимает решение об участии или неучастии в работе общего собрания ТОО. Однако в любом случае в установленные сроки он должен быть уведомлен о предстоящем собрании. Отсутствие надлежащего уведомления или уведомление с нарушением установленного порядка дает участнику основания для оспаривания принятых на таком собрании решений.

Повестка дня – это перечень вопросов, по которым общим собранием участников ТОО будет проводиться голосование и приниматься решения. Закон подробно регулирует порядок определения повестки дня, а также последующего внесения изменений и дополнений в нее. Нарушение этих правил отражается на правах участников ТОО и может повлечь недействительность принятых решений.

Возможность предварительного ознакомления с материалами предстоящего собрания - одна из важных гарантий для реализации участниками ТОО своих прав по участию в управлении деятельностью товарищества.

Процедура регистрации участников перед началом общего собрания ТОО является очень важной и поволяет избежать в дальнейшем разногласий о наличии кворума, о присутствии или отсутствии на собрании кого-либо из участников.